Ofis& Tesis Yönetimi, bir kuruluÅŸ içerisinde yapılacak iÅŸin planlanması, tasarlanması ve uygulanması anlamına gelmektedir. Bu, odaklanmış bir çalışma ortamı yaratmayı ve ofis/tesis hedeflerinin gerçekleÅŸtirilmesi için çalışanların faaliyetlerini yönlendirmeyi ve koordine etmeyi kapsar. Ofis & Tesis yönetimi sayesinde iÅŸ için öncelikler belirlenir ve bütçe yönetimi uygun ÅŸekilde yönetilir. Büyük kuruluÅŸlar hariç, tüm idari faaliyetlerin denetlenmesi ve koordine edilmesi tek bir ofis/tesis yöneticisi tarafından saÄŸlanır.
​
Ofis Yönetiminin Unsurları
-
Planlama
Ofis / Tesis yönetiminin temel iÅŸlevi olan planlama, iÅŸlerin ne zaman ve nasıl yapılacağını bir takvim içerisinde önceden belirler. Bu sayede verim artar, süre kısalır ve düzen saÄŸlanır.
-
Personel seçimi
Ofis Tesis yönetimini gerçekleÅŸtiren üst yönetici, kurumda görev alacak personellerin seçilmesinde rol oynar. Bu amaçla yöneticiler, gerekli personel sayısını, varsa niteliklerini ve deneyimlerini belirlerler, iÅŸe alım kaynaklarına karar verir, baÅŸvuruları deÄŸerlendirir, mülakatları ve testleri yaparlar. Ardından kurum için en doÄŸru personeli seçerler.
-
Kaynakların düzenlenmesi
Kaynakların düzenlenmesi, planlama fonksiyonunda belirlenen hedeflere ulaÅŸmak için kurumun sahip olduklarını bir araya getirerek etkili çalışma ortamını saÄŸlar. Kaynaklar materyalleri, personeli ve finansal desteÄŸi içerir. Yöneticinin hangi faaliyetlerin gerekli olduÄŸunu belirlemesi, bu faaliyetleri belirli personele ataması ve görevleri etkili bir ÅŸekilde devretmesi gerekir. Bununla birlikte yöneticiler, kaynakları verimli bir ÅŸekilde hedefleri saÄŸlamak üzere koordine etmelidir. Herhangi bir zamanda hangi kaynakların gerekli olduÄŸuna öncelik vermek önemlidir.
-
EÄŸitim
EÄŸitim ihtiyacı ofis / tesis yöneticisi tarafından belirlenir. Düzenli eÄŸitim programları hazırlanarak mevcut personelin yanı sıra yeni çalışanlar için de ekstra bilgilendirme saÄŸlanır. Yeni personellere oryantasyon eÄŸitim programı, mevcut personele tazeleme kurs programı verilmelidir.
-
Kontrol Sistemleri
Kontrol sistemleri, ofis / tesis yöneticilerinin baÅŸarıyı izlemek için yarattığı tüm süreçleri ifade eder. Ofis yöneticileri, performans standartlarını belirler, gerçek performansı ölçer ve anormallikleri belirlemek için metrikleri karşılaÅŸtırır. Aynı zamanda yöneticiler, verileri inceler ve bu verilere dayalı hataları gidermek için süreçlerde, uygulanan stratejilerde, eÄŸitimde veya personelin çalışma ÅŸeklinde ayarlamalar yapar. Ofis yöneticileri her zaman, kötü performansa baÅŸarısızlık olarak deÄŸil, istenen sonuçları elde eden bir sorunu çözme fırsatı olarak bakarlar.
-
Disiplin
Kuralların uygulanması ve ofis düzenlemesi, ofis & tesis yöneticisinin elindedir. Kurallar ve düzenlemeler uygulanırken kiÅŸisel önyargı olmamalıdır. Ayrıca ofis personelinin ÅŸikayetleri her daim göz önünde bulundurularak ofis içi ideal çalışma ortamı oluÅŸturulur. Bu ÅŸekilde disiplin korunur.
Özünde, ofis & tesis yönetimi, sürecin bir parçası olarak bir dizi unsur ve faaliyetle dinamik bir süreçle ilgilidir. Ofis yönetiminin dinamik ve sosyal unsuru, yönetim iÅŸlevlerinin operasyonel iÅŸlevlerden ayrı olduÄŸu anlamına gelir. Operasyonel iÅŸlevler pazarlama, finans ve satın alma gibi faaliyetleri ve süreçleri ifade ederken, yönetim iÅŸlevleri gerçekleÅŸtikleri organizasyon düzeyine baÄŸlı olarak farklılık gösterir.